Formation – Aide aux utilisateurs (restricted)

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Accès GrantsDB

Pour obtenir un nouvel accès :

1. Télécharger la charte de confidentialité

2. Compléter et signer le document (une charte par unité/laboratoire)

3. Retourner la version papier au Research Office (BI A2 418, Station 7).

Pour modifier ses droits d’accès à GrantsDB (suite changement d’unité/de laboratoire ou autres) :
Merci d’envoyer un e-mail au Research Office en indiquant les changements à effectuer.

Quand et quels types de projets sont à enregistrer sur GrantsDB ?

Tous les projets de recherche liés à la VPR (Vice-présidence pour la recherche) doivent être enregistrés sur la base de données :

  • projets industriels : enregistrés par l’équipe du TTO directement
  • autres projets (entités à but non lucratif) : doivent être enregistrés par les unités/laboratoires,
    au moment de la soumission et indépendamment du financement demandé.

Projets soumis au FNS par des chercheurs de l’EPFL (en tant qu’applicant principal): voir marche à suivre.

Liste des états/statuts de la demande (projets gérés par le ReO)

Voici la liste des différents états existants des demandes/projets gérés par le Research Office.

Comment obtenir son(ses) n° de fonds

Chaque enregistrement d’une décision positive sur GrantsDB génère une lecture du dossier (proposal et documents contractuels notamment).

Il sera demandé au PI (Principal Investigator) de l’EPFL de compléter le self-assessment sur le détail de la demande (questions éthiques posées lors du dépôt de la demande). Ces données peuvent être mises à jour en cliquant sur “modifier la demande”.

Sitôt le subside validé, le service concerné transforme la décision en financement et un mail automatique est envoyé au groupe de gestion des fonds/VPFI.

Ces derniers vous communiqueront ensuite le(s) n° de fonds à utiliser par e-mail, ainsi que d’autres informations utiles en fonction du bailleur de fonds.

Répartition du budget

Lorsqu’un subside concerne plusieurs bénéficiaires (plusieurs unités au sein de l’EPFL et/ou des bénéficiaires externes), le groupe de gestion des fonds/VPFI a besoin de connaître la répartition exacte du budget pour ouvrir le(s) fonds.

Voici les modèles de fichiers excel à disposition, en fonction du projet:

Interface entre MySNF et GrantsDB

(seulement lorsque le requérant principal est basé à l’EPFL)

Depuis le 1er octobre 2016, une interface entre mySNF et GrantsDB est mise en place et une copie de la lettre de décision du FNS sera automatiquement enregistrée sur GrantsDB.

Les unités devront valider la date effective de début du projet sur GrantsDB, afin que le fonds puisse être demandé. Plus d’infos sur la marche à suivre.

Evaluation et gestion des questions d’éthique et de conformité

Compte tenu de l’attention de plus en plus grande accordée aux questions liées à l’éthique, un nouveau processus interne a été mis en place pour soutenir l’évaluation et la gestion des questions d’éthique et de conformité. Ceci comprend aussi les premières étapes permettant la conformité au règlement européen sur la protection des données (EU-RGPD) entré en vigueur le 25 mai dernier.

Concrètement, quels changements sur GrantsDB pour les unités/laboratoires ?

  • Lors du dépôt d’une nouvelle demande, des nouvelles questions sont posées (self-assessment) :

Le chercheur devrait compléter ces questions par « oui » ou par « non » au moment de l’enregistrement de la nouvelle demande. Si les informations ne sont pas encore disponibles à ce stade, vous pouvez compléter par “Je ne sais pas”. Pour certains bailleurs de fonds (FNS, H2020), ces informations font partie intégrante de la demande.

Il est possible de revenir en tout temps sur la demande et de la modifier pour répondre à ces questions. Dans tous les cas, si le projet est accepté, ces réponses seront obligatoires.

  • Les autorisations éthiques liées au projet devront être téléchargées sur GrantsDB : onglet « document », « Ethique », dès que vous les avez obtenues
  • Le Research Office ou l’Equipment Centers Management Office (en fonction des sources de financement) suivra les questions éthiques au moyen des « échéances de reporting ». Ainsi, les chercheurs et délégués d’unités recevront un message automatique 45 jours avant le délai en guise de rappel (par exemple pour nous fournir une autorisation concernant des expérimentations animales qui n’ont lieu que plus tard ou pour une autorisation échue avant la fin du projet).

Forums d’aide (entrée libre)

Des forums d’aide aux utilisateurs sont régulièrement organisés : prochaines dates.

Aide en ligne

Des infobulles (tooltips) vous aident à remplir les champs sur les différents écrans de GrantsDB.

Vous pouvez également cliquer dans le menu sur “Aide en ligne”, qui ouvre le manuel de l’utilisateur en fonction de la page pour laquelle vous demandez de l’aide.

S’inscrire à la prochaine formation

Des formations sont organisées régulièrement; vous pouvez voir les dates des prochaines sessions sur le site de la Formation du personnel (SFP – Portail de formations – formations EPFL).